Digitalizzazione documenti per aziende e notai
Dalla preparazione alla scansione ad alta risoluzione, fino all’archiviazione ottica e alla restituzione dei documenti, DataWeb Group gestisce l’intero processo di digitalizzazione documentale con competenza, precisione e attenzione alle esigenze del cliente. Un archivio digitale fedele all’originale, consultabile in pochi secondi e sempre facilmente accessibile.
L'originale in formato digitale
DataWeb Group è in grado di trasformare la documentazione cartacea in un archivio digitale completo attraverso un processo di archiviazione ottica dei documenti ad alta qualità. Ogni pagina, ogni annotazione e ogni appunto viene facilmente acquisito e perfettamente archiviato, preservandone fedelmente i contenuti, la struttura e il contesto: una copia digitale conforme all’originale.
I vantaggi della digitalizzazione documentale
- task_alt Ricerca immediata: ogni documento è consultabile in pochi secondi tramite la piattaforma DataWeb Group.
- task_alt Recupero degli spazi: riduzione dell’ingombro degli archivi cartacei e valorizzazione degli ambienti di lavoro.
- task_alt Integrità nel tempo: la copia digitale preserva il contenuto dal rischio di smarrimento e di deterioramento.
- task_alt Sicurezza e conformità: l’accesso è consentito esclusivamente al personale autorizzato, nel pieno rispetto del GDPR (regolamento UE 2016/679).
- task_alt Dati in Italia: la documentazione digitalizzata è ospitata su server ubicati in Italia, a garanzia della sicurezza dei dati e della conformità normativa.
- task_alt Sostenibilità: minore consumo della carta e ottimizzazione delle risorse, per ridurre l’impatto ambientale.
Fasi operative
Il servizio di digitalizzazione documentale si articola in 4 fasi, dalla preparazione della documentazione alla pubblicazione su piattaforma dedicata.
Normalizzazione
I documenti vengono controllati e preparati per l’acquisizione attraverso procedure di verifica strutturate, che ne garantiscono una fedele riproduzione, senza interruzioni. Le attività comprendono la rimozione dei punti metallici e delle legature, il controllo dello stato di conservazione e l’ordinamento per tipologia, secondo criteri concordati con il cliente.
Scansione
Le operazioni di scansione vengono eseguite mediante l'utilizzo di scanner professionali ad alta risoluzione, in grado di garantire una riproduzione fedele alla copia originale. Ogni immagine è sottoposta ad un accurato controllo qualità che ne verifica nitidezza, completezza e corretto orientamento, assicurando il pieno rispetto degli standard qualitativi previsti.
Estrazione metadati (data entry)
A ciascun documento vengono associati metadati che ne consentono una ricerca rapida e fruibile, precisa e mirata. I criteri di indicizzazione vengono definiti insieme al cliente, sulla base delle esigenze di consultazione e dell'organizzazione dell'archivio, così da garantire un reperimento delle informazioni semplice e immediato.
Pubblicazione / restituzione
I documenti digitalizzati e i relativi metadati vengono restituiti secondo le modalità concordate in fase di progetto: pubblicazione sulla piattaforma proprietaria DataWeb Group, con dati ospitati su server ubicati in Italia, consegna dei file in formato PDF oppure integrazione con i sistemi gestionali già in uso. Ogni progetto viene configurato in base alle caratteristiche dell'infrastruttura informatica e dei processi operativi, garantendo un'integrazione efficace e pienamente personalizzata.
