Archiviazione documenti per notai
Repertori, fascicoli e atti sempre reperibili, senza occupare un metro quadro dello studio.
DataWeb Group si occupa di archiviazione documenti per notai dal 2003: presa in carico, deposito in magazzino controllato, digitalizzazione dei fascicoli, consultazione da portale web e riconsegna dell'originale su richiesta. Oggi custodiamo oltre tre milioni di documenti per centinaia di studi in tutta Italia, con sede operativa a Brescia e interventi su tutto il territorio nazionale.
Come funziona l'archiviazione documenti per notai
Ritiro e presa in carico
Il servizio di archiviazione documenti per notai parte dal ritiro presso lo studio, con personale formato e mezzi dedicati. Ogni unità di archivio viene censita, etichettata con codice univoco e associata alla posizione fisica in magazzino, così che repertori e raccolte restino rintracciabili in ogni momento. La schedatura viene concordata con lo studio e ricalca la logica con cui il collaboratore cerca abitualmente l'atto: anno di repertorio, tipologia, nominativo delle parti. Il censimento produce un inventario consegnato allo studio già in fase di presa in carico, con il dettaglio di ogni unità e della relativa collocazione, in modo che il notaio conservi sempre il controllo puntuale di ciò che è stato affidato in custodia.
Deposito in magazzino controllato
I fascicoli vengono conservati in strutture ad accesso riservato, con controllo degli ingressi, protezione antincendio e monitoraggio delle condizioni ambientali. L'archiviazione documenti per notai libera lo studio dagli spazi destinati alla carta e riduce i rischi di deterioramento, smarrimento o accesso non autorizzato. I magazzini sono di proprietà e gestiti direttamente da DataWeb Group: nessun deposito viene subappaltato a operatori logistici generalisti.
Consultazione digitale
Su richiesta digitalizziamo l'intero archivio o solo le pratiche di uso corrente. Gli atti vengono pubblicati sulla piattaforma web proprietaria, consultabile da PC, tablet e smartphone con dati ospitati su server in Italia. Con l'archiviazione documenti per notai in modalità digitale il collaboratore trova l'atto in pochi secondi, senza spostarsi dalla scrivania e senza movimentare l'originale. La digitalizzazione può riguardare l'intero pregresso oppure procedere per annualità, in modo da distribuire l'investimento nel tempo e partire dalle pratiche più consultate.
Riconsegna dell'originale
Quando serve il cartaceo, l'unità richiesta viene individuata a sistema e riconsegnata allo studio nei tempi concordati. Ogni movimentazione è tracciata e documentata: l'archiviazione documenti per notai mantiene sempre la catena di custodia verificabile, requisito essenziale quando si trattano atti pubblici. La riconsegna può essere programmata su appuntamento oppure richiesta in urgenza, con tempi definiti in fase contrattuale. Al rientro il fascicolo viene ricollocato nella stessa posizione e l'inventario si aggiorna automaticamente. Per gli studi di Brescia e provincia la riconsegna avviene in giornata, per il resto d'Italia nei tempi previsti a contratto.
Per quali studi è pensato il servizio
Il servizio è dimensionato sia sullo studio singolo sia sulle realtà associate con volumi elevati e obblighi di reperibilità stringenti. La configurazione del servizio parte sempre da un sopralluogo in studio, per misurare i metri lineari effettivi e capire quali pratiche devono restare immediatamente accessibili e quali possono passare a deposito profondo.
- Studi notarili singoli e associati con repertori pluriennali
- Notai che trasferiscono la sede o riducono la superficie dello studio
- Consigli notarili e archivi distrettuali
- Studi che devono garantire la reperibilità immediata degli atti
- Subentri e passaggi di consegne tra professionisti
Perché scegliere DataWeb Group
Il mondo notarile è il nostro ambito di specializzazione da oltre vent'anni e l'archiviazione documenti per notai è il servizio su cui l'azienda è nata. Conosciamo le logiche del repertorio, i tempi di consultazione e le esigenze di riservatezza di uno studio. Ogni fase è gestita internamente, senza fornitori terzi, con accesso riservato alle sole persone autorizzate, tracciabilità completa delle consultazioni e trattamento conforme al GDPR (Regolamento UE 2016/679). Al termine del ciclo di conservazione ci occupiamo anche del macero certificato, con rilascio del verbale di distruzione. Chi affida a noi l'archiviazione documenti per notai ha un referente unico per deposito, digitalizzazione, consultazione e smaltimento, con un unico contratto e una sola fatturazione. Chi cerca un servizio di archiviazione documenti notarili a Brescia trova un interlocutore a pochi chilometri, con la possibilità di visitare i magazzini prima di firmare qualsiasi contratto. Le referenze sono verificabili: lavoriamo con consigli notarili e studi associati in tutta Italia e possiamo mettervi in contatto con colleghi che utilizzano il servizio da anni. Il primo passo è un sopralluogo gratuito, al termine del quale ricevi un preventivo con il canone di deposito, il costo di eventuali digitalizzazioni e le condizioni di riconsegna, senza vincoli di durata minima e senza costi di uscita in caso di rientro dell'archivio.
