Archiviazione ottica per studi legali
Fascicoli, memorie e allegati consultabili dalla scrivania, dall'udienza o da casa.
DataWeb Group realizza progetti di archiviazione ottica per studi legali dal 2003: scansione dei fascicoli, estrazione dei metadati, pubblicazione su portale web e conservazione a norma. L'archiviazione ottica trasforma il pregresso cartaceo in un archivio interrogabile per parte, materia, numero di ruolo e data.
Come funziona l'archiviazione ottica
Preparazione e scansione
Il progetto di archiviazione ottica parte dal ritiro dei fascicoli presso lo studio. In laboratorio i documenti vengono liberati da punti metallici e legature, ordinati per posizione e acquisiti con scanner professionali. L'archiviazione ottica rispetta l'originale: ogni allegato, timbro e annotazione a margine viene riprodotto senza perdita di contesto. Trattiamo anche supporti delicati, carta velina e volumi rilegati, con procedure di movimentazione dedicate: sono i casi in cui un'archiviazione ottica fatta male produce danni irreversibili all'originale.
Metadati e riconoscimento del testo
A ciascun fascicolo vengono associati i campi che uno studio usa davvero per cercare: nominativo delle parti, numero di ruolo, autorità giudiziaria, materia, data. Il riconoscimento ottico dei caratteri rende inoltre ricercabile il contenuto delle memorie, quindi l'archiviazione ottica permette di ritrovare un passaggio anche senza ricordare in quale atto si trovava. I campi da indicizzare vengono definiti insieme allo studio prima di avviare la lavorazione, perché è quella scelta a determinare quanto sarà utile l'archivio nei dieci anni successivi.
Consultazione da portale web
I documenti prodotti con l'archiviazione ottica vengono pubblicati sulla piattaforma proprietaria, accessibile da PC, tablet e smartphone con dati ospitati su server in Italia. Il fascicolo è disponibile in udienza o fuori sede senza portare con sé la carta, con permessi differenziati tra titolari, collaboratori e praticanti. Ogni consultazione è tracciata, quindi l'archiviazione ottica risolve anche il tema del controllo sugli accessi, che su carta è semplicemente impossibile da documentare.
Deposito o smaltimento dell'originale
Terminata l'archiviazione ottica decidi cosa fare del cartaceo: custodia nei nostri magazzini ad accesso controllato con riconsegna su richiesta, oppure distruzione certificata con rilascio del verbale. In entrambi i casi lo studio recupera spazio senza perdere nulla. Dove la normativa lo consente attiviamo la conservazione a norma con marca temporale, così il file prodotto dall'archiviazione ottica sostituisce l'originale a tutti gli effetti.
Perché uno studio legale sceglie l'archiviazione ottica
L'archiviazione ottica risponde a un problema concreto: il fascicolo serve subito e sta in un faldone che qualcun altro ha in mano. Il progetto può partire dal pregresso, dalle sole cause pendenti o procedere per annualità, distribuendo l'investimento nel tempo. Nella pratica quasi tutti gli studi partono dalle cause in corso, dove il beneficio si vede in poche settimane, ed estendono l'archiviazione ottica al pregresso solo dopo aver verificato il risultato. Buona parte degli studi che seguiamo è a Brescia e in provincia, dove ritiro e riconsegna li gestiamo direttamente senza affidarci a corrieri terzi, ma il servizio copre tutta Italia.
- Studi legali con archivi pluriennali di cause definite
- Studi associati che condividono le pratiche tra più professionisti
- Commercialisti e consulenti del lavoro con fascicoli cliente
- Professionisti che lavorano spesso fuori sede o in udienza
- Subentri, scioglimenti e passaggi di consegne tra colleghi
- Studi che devono liberare locali o ridurre la superficie affittata
Perché scegliere DataWeb Group
L'archiviazione ottica è il servizio su cui l'azienda è nata e la riservatezza è il presupposto del nostro lavoro con studi notarili e legali da oltre vent'anni. Ogni fase è gestita internamente, senza fornitori terzi: i fascicoli non escono dal nostro perimetro di responsabilità. L'accesso è riservato alle sole persone autorizzate, ogni consultazione è tracciata e il trattamento rispetta il GDPR (Regolamento UE 2016/679). Un solo interlocutore segue archiviazione ottica, deposito del cartaceo, conservazione a norma e smaltimento finale. Il primo passo è un sopralluogo gratuito in studio, per misurare i volumi reali e definire tempi e lotti prima del preventivo. Concordiamo insieme anche la gestione delle pratiche che rientrano in studio durante la lavorazione, perché un fascicolo che serve in udienza non può restare bloccato in laboratorio: in quei casi la posizione viene anticipata o restituita entro la giornata. Per chi cerca un servizio di archiviazione ottica per studi legali a Brescia la vicinanza si traduce in questo: sopralluogo in studio, interventi rapidi e la possibilità di visitare il laboratorio prima di affidare il primo fascicolo.
