Conservazione digitale documenti a Brescia
Valore legale garantito nel tempo, senza gestire in casa procedure e scadenze.
DataWeb Group segue la conservazione digitale documenti a Brescia per aziende, studi professionali ed enti: presa in carico dei file, apposizione di marca temporale e firma del responsabile, generazione dei pacchetti di archiviazione ed esibizione a norma su richiesta. Dati ospitati su server collocati in Italia.
Come funziona la conservazione digitale documenti
Versamento e presa in carico
La conservazione digitale documenti inizia con il versamento dei file, che può avvenire tramite caricamento manuale, cartella monitorata o integrazione diretta con il gestionale in uso. Ogni versamento produce un rapporto di esito che certifica quali documenti sono stati acquisiti e quali sono stati scartati, con il motivo dello scarto.
Marca temporale e sigillo
I documenti vengono aggregati in pacchetti di archiviazione, sigillati e datati con marca temporale. È il passaggio che dà alla conservazione digitale documenti il valore probatorio richiesto dalla normativa: da quel momento qualsiasi alterazione del contenuto risulta rilevabile e il file mantiene efficacia nel tempo. La periodicità dei versamenti viene concordata in base alla tipologia documentale: giornaliera per il ciclo attivo e passivo, mensile o annuale per registri e scritture. A ogni chiusura il sistema produce l'evidenza di quanto conservato nel periodo.
Esibizione e ricerca
Ogni documento resta consultabile dalla piattaforma web con ricerca per metadati: numero, data, controparte, tipologia. In caso di verifica o contenzioso la conservazione digitale documenti consente di produrre il pacchetto di distribuzione con l'attestazione di conformità, pronto da consegnare all'organo richiedente.
Responsabile della conservazione
Il ruolo può restare interno alla tua organizzazione oppure essere affidato in outsourcing a DataWeb Group, che redige e mantiene aggiornato il manuale della conservazione. Delegare la conservazione digitale documenti a un soggetto esterno solleva l'azienda dalla gestione di scadenze, aggiornamenti normativi e verifiche periodiche. In caso di cambio di conservatore i pacchetti sono esportabili nei formati standard previsti dalle linee guida, quindi l'archivio resta tuo e trasferibile: nessun vincolo tecnico ti obbliga a restare, ed è la prima cosa da verificare quando si valuta un fornitore.
Quali documenti rientrano nella conservazione digitale documenti a Brescia
Il servizio di conservazione digitale documenti a Brescia copre tutte le tipologie per cui la normativa impone o consente la sostituzione del cartaceo, con parametri di durata definiti insieme al cliente in base agli obblighi di categoria. Prima dell'avvio facciamo una ricognizione delle tipologie effettivamente prodotte dall'azienda, perché conservare tutto indistintamente costa quanto non conservare ciò che serve. Da quella ricognizione nasce il piano di conservazione, che definisce durata e responsabilità per ogni classe documentale.
- Fatture elettroniche attive e passive e relativi allegati
- Registri IVA, libro giornale e scritture contabili obbligatorie
- Contratti, ordini e documenti di trasporto
- Documentazione del personale, cedolini e presenze
- Atti, perizie e fascicoli digitalizzati da archivio pregresso
- Comunicazioni con la pubblica amministrazione e ricevute di protocollo
Perché affidare a DataWeb Group la conservazione digitale documenti
Gestiamo l'intero ciclo documentale, quindi la conservazione digitale documenti si innesta senza passaggi intermedi sulla digitalizzazione dell'archivio pregresso e sul deposito del cartaceo. Un unico contratto, un unico referente e nessun coordinamento tra fornitori diversi. L'accesso è riservato alle sole persone autorizzate, ogni consultazione è tracciata e il trattamento rispetta il GDPR (Regolamento UE 2016/679). Il preventivo indica il costo per volume conservato e la durata contrattuale, senza costi di uscita in caso di migrazione verso un altro conservatore. Scegliere per la conservazione digitale documenti un partner con sede a Brescia significa poter fissare un incontro in azienda quando serve, non solo un ticket di assistenza. Seguiamo anche la fase più delicata, quella iniziale: il recupero dello storico non ancora conservato e la sua messa a norma retroattiva dove la normativa lo consente. È il passaggio che molte aziende scoprono di dover affrontare solo al momento di una verifica, quando i tempi si accorciano. Il perimetro iniziale e le responsabilità delle parti vengono messe per iscritto prima dell'attivazione, insieme ai livelli di servizio per l'esibizione: sapere entro quante ore un pacchetto può essere prodotto è spesso più importante del prezzo, soprattutto per chi opera in settori regolamentati o soggetti a ispezioni frequenti.
