Gestione archivio digitale per PMI
Un archivio ordinato e consultabile, senza reparto IT e senza progetti da grande impresa.
DataWeb Group affianca le piccole e medie imprese nella gestione archivio digitale: digitalizzazione del pregresso, piattaforma di consultazione, conservazione a norma e smaltimento del cartaceo. Un percorso a costi prevedibili, dimensionato sui volumi reali dell'azienda.
Cosa comprende la gestione archivio digitale
Partire dal pregresso
La gestione archivio digitale comincia quasi sempre da quello che è già in magazzino. Ritiriamo i faldoni, li digitalizziamo e li restituiamo indicizzati, oppure li custodiamo nei nostri depositi se l'originale va conservato. Si può procedere per lotti, così la spesa si distribuisce nel tempo e l'azienda vede subito il primo risultato.
Documenti correnti
Sui documenti che l'azienda produce ogni giorno la gestione archivio digitale evita che il problema si riformi: fatture, ordini, bolle e contratti vengono acquisiti e indicizzati man mano, con regole di classificazione definite una volta sola. In molti casi l'acquisizione è automatica: le fatture elettroniche arrivano già in formato digitale e vengono indicizzate senza alcun intervento manuale, mentre per la carta residua è sufficiente uno scanner di rete collegato alla piattaforma.
Ricerca e permessi
Ogni documento si trova per cliente, data, numero, commessa o testo contenuto. I permessi si assegnano per persona o reparto, quindi la gestione archivio digitale risolve anche il tema del controllo: amministrazione, produzione e commerciale vedono ciascuno la propria parte, con tracciamento delle consultazioni.
Conservazione e smaltimento
Dove la normativa lo richiede attiviamo la conservazione a norma con marca temporale, così il file sostituisce a tutti gli effetti la carta. La gestione archivio digitale si chiude con la distruzione certificata del cartaceo non più necessario e il rilascio del verbale. Il percorso completo, dal primo faldone ritirato allo smaltimento finale, resta coperto da un unico contratto e da un unico referente, senza dover coordinare fornitori diversi per ogni fase.
Per quali imprese è pensata la gestione archivio digitale
La gestione archivio digitale per PMI è dimensionata su realtà che non hanno un reparto informatico interno e non possono permettersi progetti lunghi. Configurazione, migrazione e formazione sono a nostro carico. Il progetto viene dimensionato sui volumi reali misurati in sopralluogo e non su pacchetti predefiniti, perché un archivio da venti metri lineari e uno da duecento richiedono impostazioni diverse anche a parità di funzioni. Lavoriamo soprattutto con le PMI di Brescia e provincia, che sono anche il tessuto produttivo per cui il servizio è nato.
- Imprese artigiane e manifatturiere con documentazione di commessa
- Aziende commerciali con bolle, ordini e documenti di trasporto
- Studi e società di servizi con fascicoli cliente
- Imprese edili con documentazione di cantiere e sicurezza
- Realtà in crescita che stanno esaurendo lo spazio di archivio
- Aziende familiari alle prese con un passaggio generazionale
Perché scegliere DataWeb Group
Lavoriamo con le PMI del territorio da oltre vent'anni e conosciamo il vincolo principale di una piccola impresa: nessuno ha tempo da dedicare al progetto. Per questo la gestione archivio digitale la impostiamo noi, dal sopralluogo alla formazione del personale, chiedendo all'azienda solo le decisioni che spettano a lei. Un unico contratto copre digitalizzazione, piattaforma, conservazione e smaltimento, con un canone definito sui volumi effettivi. I dati sono ospitati su server collocati in Italia e il trattamento rispetta il GDPR (Regolamento UE 2016/679). Il preventivo di gestione archivio digitale indica il costo per unità documentale e il canone mensile, senza voci aggiunte a consuntivo. Consigliamo di partire da un'area circoscritta, tipicamente il ciclo passivo o i documenti di trasporto, per vedere un risultato concreto in poche settimane prima di estendere il progetto. Restiamo disponibili dopo l'avvio, perché lo strumento produce effetti solo se le persone lo usano davvero e nelle prime settimane serve qualcuno che risponda al telefono. Per la gestione archivio digitale delle PMI di Brescia il sopralluogo iniziale e la formazione avvengono direttamente in azienda, senza costi di trasferta. Il referente assegnato al progetto resta lo stesso nel tempo, quindi non devi rispiegare la tua situazione a ogni richiesta di assistenza.
