Digitalizzazione archivi cartacei a Brescia
Il tuo archivio di carta diventa un patrimonio digitale consultabile in pochi secondi.
DataWeb Group si occupa di digitalizzazione archivi cartacei a Brescia dal 2003. Ritiro della documentazione presso la tua sede, preparazione, scansione ad alta risoluzione, estrazione dei metadati e restituzione nel formato che preferisci. Un unico interlocutore per l'intero progetto, con sede operativa in via Padova a Brescia.
Come funziona la digitalizzazione archivi cartacei
Ritiro e normalizzazione
Ogni progetto di digitalizzazione archivi cartacei parte dal ritiro dei faldoni presso la tua sede, con mezzi e personale DataWeb Group. In laboratorio i documenti vengono preparati per l'acquisizione: rimozione di punti metallici e legature, verifica dello stato di conservazione, ordinamento per tipologia secondo i criteri concordati con te. È la fase che garantisce una scansione fedele e senza interruzioni. Prima di iniziare effettuiamo un sopralluogo per stimare il volume effettivo, valutare lo stato dei supporti e definire tempi e modalità di intervento: la quantità di carta viene sempre misurata sul posto, non stimata a distanza.
Scansione ad alta risoluzione
I documenti vengono acquisiti con scanner professionali, nel pieno rispetto dell'originale. Ogni immagine passa un controllo qualità su nitidezza, completezza e orientamento e, in caso di anomalia, si procede a una nuova acquisizione. Il risultato della digitalizzazione archivi cartacei è una copia che riproduce integralmente il patrimonio informativo, comprese annotazioni e appunti a margine. Trattiamo formati eterogenei, dal foglio A4 alle planimetrie di grande formato, e supporti delicati come carta velina, lucidi e volumi rilegati che richiedono una movimentazione specifica.
Estrazione dei metadati
A ciascun documento vengono associati i metadati che ne consentono la ricerca rapida e mirata. I campi da estrarre li definiamo insieme a te in base alle esigenze di consultazione della tua organizzazione: numero di pratica, data, nominativo, tipologia di atto. È questo passaggio a trasformare la digitalizzazione archivi cartacei in un archivio realmente interrogabile e non in una semplice raccolta di file. I file possono essere prodotti in PDF ricercabile con riconoscimento ottico dei caratteri, in PDF/A per la conservazione a lungo termine oppure in TIFF multipagina, secondo lo standard più adatto ai tuoi sistemi.
Restituzione e pubblicazione
Immagini e metadati vengono restituiti nella modalità che preferisci: pubblicazione sulla piattaforma web proprietaria DataWeb, consultabile da PC, tablet e smartphone con dati ospitati su server in Italia, consegna diretta dei file in formato PDF, oppure integrazione nei gestionali già in uso nella tua azienda. La modalità viene definita in fase di progetto, prima di avviare la digitalizzazione archivi cartacei vera e propria. Durante il progetto ricevi un avanzamento periodico con il numero di unità lavorate e le eventuali criticità riscontrate, così da avere sempre il quadro dello stato di lavorazione.
A chi si rivolge la digitalizzazione archivi cartacei a Brescia
Il servizio di digitalizzazione archivi cartacei a Brescia è pensato per chi ha volumi rilevanti di documentazione da rendere consultabile, da mettere in sicurezza o da togliere dagli spazi operativi. Non esiste una soglia minima di ingresso: seguiamo sia il singolo armadio di pratiche sia progetti da diverse centinaia di metri lineari, con tempi e lotti definiti insieme al cliente.
- Studi notarili e professionali con fascicoli e repertori da consultare ogni giorno
- Aziende manifatturiere e di servizi con archivi tecnici, contabili e del personale
- Studi legali e commercialisti con pratiche pluriennali da recuperare rapidamente
- Enti pubblici e strutture sanitarie soggetti a obblighi di conservazione
- PMI del territorio bresciano che vogliono liberare spazio e ridurre i tempi di ricerca
Perché affidare a DataWeb Group la digitalizzazione archivi cartacei
Oltre vent'anni di attività, più di un milione di documenti digitalizzati e centinaia di clienti seguiti tra studi professionali e aziende. DataWeb Group gestisce internamente ogni fase della digitalizzazione archivi cartacei, dal ritiro alla restituzione, senza appoggiarsi a fornitori terzi: la tua documentazione non esce mai dal nostro perimetro di responsabilità. L'accesso è riservato alle sole persone autorizzate, ogni consultazione è tracciata e il trattamento rispetta il GDPR (Regolamento UE 2016/679). Se al termine del progetto vuoi eliminare la carta, ci occupiamo anche del macero certificato con rilascio del verbale di distruzione. Affidare la digitalizzazione archivi cartacei a un partner con sede a Brescia significa avere un referente raggiungibile, tempi di intervento brevi e un sopralluogo senza impegno prima di partire. Su richiesta lavoriamo in modalità mista, mantenendo a deposito il cartaceo e rendendo disponibile online la sola copia digitale, oppure procediamo per lotti progressivi in modo da distribuire l'investimento su più esercizi. Il preventivo indica il costo per unità documentale, senza voci aggiunte a consuntivo in corso d'opera.
