Deposito documentale per aziende e notai
Una soluzione su misura per la custodia fisica della documentazione cartacea in strutture sicure e conformi alle normative vigenti: dal ritiro alla catalogazione, dalla conservazione alla riconsegna, in formato cartaceo o digitale, per una gestione documentale efficiente, organizzata e sempre accessibile.
Custodia e gestione documentale dell'archivio cartaceo
DataWeb Group offre un servizio completo di deposito progettato per aziende e studi notarili, dedicato alla custodia e alla conservazione della documentazione cartacea. Tramite un ritiro dedicato, i fascicoli vengono prelevati direttamente dalla sede del cliente, catalogati e conservati all'interno delle strutture DataWeb Group, in ambienti controllati e ad accesso regolamentato, nel pieno rispetto della normativa vigente. Ogni fase del processo è gestita con procedure organizzate e tracciabili, per garantire la massima sicurezza, integrità e reperibilità nel tempo.
Su richiesta, ogni documento può essere recuperato e riconsegnato in copia cartacea, oppure può essere digitalizzato e trasmesso in formato elettronico.
Una soluzione che semplifica la gestione documentale e che libera lo spazio operativo, riduce i tempi di ricerca e di consultazione e che tutela da rischi di smarrimento, deterioramento o da accessi non autorizzati.
Le fasi
Il servizio di deposito documentale è suddiviso in 5 fasi, dalla presa in carico alla restituzione su richiesta.
Sopralluogo
Un incaricato DataWeb Group effettua un sopralluogo in sede per valutare la documentazione, le caratteristiche dell’archivio e le esigenze operative, definendo un piano di intervento personalizzato che garantisca un trasferimento sicuro e organizzato.
Inscatolamento
La documentazione viene preparata e inserita con cura dal personale DataWeb Group all’interno di appositi contenitori, progettati per garantirne la protezione e la corretta conservazione nel tempo.
Catalogazione
Ogni fascicolo viene identificato con un codice univoco e registrato nel sistema gestionale DataWeb Group, assicurandone la completa tracciabilità durante l'intero periodo di custodia.
Conservazione
La documentazione è conservata all’interno delle strutture DataWeb Group, luoghi a controllo ambientale e ad accesso regolamentato, nel rispetto della normativa vigente.
Riconsegna
Su richiesta, ogni documento può essere recuperato e consegnato al cliente in copia cartacea, oppure digitalizzato e trasmesso in formato elettronico.
